Öffentliche Verwaltung

Verwaltungsprozesse vereinfachen. Mitarbeitende entlasten.

OpenBetrieb analysiert administrative Abläufe, identifiziert Medienbrüche und unnötige manuelle Arbeit und entwickelt gemeinsam mit der Verwaltung einen einfacheren digitalen Sollprozess.

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Strukturierte Vorgänge in OpenBetrieb

Nachvollziehbar statt zusätzlich komplex.

Automatisierung und KI werden dort eingesetzt, wo sie Fachbereiche nachvollziehbar unterstützen: beim Erfassen, Sortieren, Prüfen und Vorbereiten nächster Aktionen.

Typischer Ablauf

Aus Eingang wird ein bearbeitbarer Vorgang.

  1. Anliegen geht ein

    E-Mail, Formular oder Dokument wird als Vorgang erfasst.

    Ergebnis: Eingang dokumentiert

  2. Zuständigkeit prüfen

    Vorgang, zuständige Stelle und Frist werden sichtbar.

    Ergebnis: Verantwortung klar

  3. Angaben klären

    Fehlende Angaben lösen Rückfrage oder Vorbereitung aus.

    Ergebnis: Lücken benannt

  4. Person entscheidet

    Fachprüfung, Freigabe oder nächste Aktion bleibt dokumentiert.

    Ergebnis: Entscheidung nachvollziehbar

OpenBetrieb Prozess-Check

Der Einstieg ist keine Software-Demo, sondern eine strukturierte Aufnahme des echten Verwaltungsablaufs.

IST-Prozess aufnehmen

Schritte, Beteiligte, Eingänge und Ausnahmen werden sichtbar.

Medienbrüche finden

Doppelerfassung, Wartezeiten und manuelle Übergaben werden benannt.

Risiken bewerten

Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und fachliche Kontrolle werden mitgedacht.

Pilot definieren

Ein begrenzter Umsetzungsbereich wird realistisch zugeschnitten.

Verbesserung messbar machen

Nicht nur planen. Wirkung nachweisen.

OpenBetrieb macht sichtbar, was sich durch einen verbesserten Verwaltungsprozess tatsächlich verändert. Gemeinsam werden wenige belastbare Kennzahlen definiert: Durchlaufzeit, Bearbeitungsaufwand, Nacharbeit, Fallmenge und Qualität.

1

IST aufnehmen

2

Kennzahlen festlegen

3

Prozess verbessern

4

Pilot umsetzen

5

Vorher/Nachher vergleichen

Durchlaufzeit

Wie lange benötigt ein Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss?

Bearbeitungsaufwand

Wie viel tatsächliche Arbeitszeit entsteht im Prozess?

Nacharbeit

Wie oft entstehen Rückfragen, Korrekturen oder erneute Bearbeitungen?

Qualität

Bleibt die fachliche Qualität gleich oder verbessert sie sich?

Wichtige Abgrenzung

Prozesse und Organisationseinheiten, nicht einzelne Mitarbeitende.

Die Kennzahlen dienen der Prozessverbesserung. Sie sollen Wartezeiten, Medienbrüche, Rückfragen und manuelle Arbeit sichtbar machen, nicht Beschäftigte bewerten.

Pilotfähig

Ein Prozess. Ein Pilot. Messbare Ergebnisse.

Der Einstieg kann über einen klar abgegrenzten Prozess mit definiertem Leistungsumfang, Zeitraum, Datenschutzanforderungen und dokumentierten Ergebnissen erfolgen.

Prozesskennzahlen ansehen

Pilotprozess besprechen

Beschreiben Sie kurz Organisation, Funktion, den zu verbessernden Prozess und ob hohe Bearbeitungszeit, lange Durchlaufzeit, viele Rückfragen, Medienbrüche, fehlende Transparenz oder hoher manueller Aufwand im Vordergrund stehen.